ทำความรู้จักเทมเพลต
การสร้างเอกสารบางประเภทเรามักจะวางรูปแบบไว้ในลักษณะเดียวกัน
เพื่อเป็นมาตรฐานการใช้งาน เช่น จดหมายทางธุรกิจ (Business
Letter) ใบแฟกซ์ธุรกิจ (Business FAX) เมโมเอกสาร
(Memo) หรือ จดหมายสมัครงาน (Resume) เป็นต้น
ซึ่งรูปแบบเหล่านี้ โปรแกรม Word ได้จัดเตรียมไว้เป็นต้นแบบเอกสารให้แล้ว
ในการจัดวางเนื้อหาข้อมูลเบื้องต้น
ซึ่งช่วยให้เราสามารถสร้างงานเอกสารได้อย่างรวดเร็ว และต้นแบบเอกสารเหล่านี้
เราเรียกว่า เทมเพลต (Template) นั่นเอง
เทมเพลต (Template) หรือเอกสารต้นแบบ
เป็นไฟล์ที่ทำหน้าที่เป็นต้นแบบให้กับเอกสารต่างๆ ที่มีการใช้งานบ่อย
ทำให้เราลดขั้นตอนในการสร้างเอกสาร เช่น เมื่อเราต้องการส่ง Fax เราก็ทำการเลือกเทมเพลตสำหรับใบปะหน้า Fax ขึ้นมาก็ช่วยให้เราครบถ้วนในการสื่อสาร
ในการส่งข้อความไปยังเลขหมายปลายทางได้
สำหรับใน Microsoft Word ไฟล์ที่เป็นเทมเพลตจะมีนามสกุลเป็น .dotX
โดยมีเทมเพลตพื้นฐานชื่อ Normal.dotX ที่โปรแกรมจะนำมาใช้โดยอัตโนมัติเมื่อมีการสร้างเอกสารใหม่
นอกจากนั้นจะมีเทมเพลตมาให้อยู่แล้วสำหรับงานต่างๆ เช่น เทมเพลตจดหมาย (Letter) หรือใบปะหน้าแฟกซ์ (Fax) เป็นต้น
ประเภทของเทมเพลต
ในโปรแกรม
Microsoft Word นั้นได้บรรจุเทมเพลต
ตัวอย่างสำหรับให้เรานำไปใช้งานไว้หลายตัวด้วยกัน ซึ่งอยู่ในส่วนของ Sample templates สามารถแยกเป็นประเภทได้ ดังนี้
Fax:
เป็นลักษณะของใบปะหน้าแฟกซ์แบบต่างๆ
Letter:
จดหมายต่างๆ ที่ใช้งานบ่อยๆ
Mail
Merge: ประเภทของจดหมายเวียนต่างๆ
Newsletter:
จดหมายข่าว
Report:
แบบฟอร์มรายงาน ที่มีการใช้งานบ่อยๆ
Resume:
จดหมายแนะนำตัว
การสร้างเอกสารโดยใช้
Sample
Templates
การสร้างเอกสารใหม่จากเทมเพลตนั้นมีข้อดีคือ
สะดวกและรวดเร็ว เพราะเทมเพลตเหล่านั้นได้กำหนดตำแหน่งการจัดวางข้อความ
การเรียงลำดับหัวข้อของเอกสารในแต่ละรูปแบบไว้ให้เรียบร้อยแล้ว
ซึ่งตัวอย่างต่อไปนี้จะเป็นการนำเทมเพลตมาสร้างเอกสารใหม่ โดยใช้ Word
2010
1.คลิกแท็บ แฟ้ม
และเลือกคำสั่ง สร้าง
2.เลือก Sample template
3.คลิกเลือกเทมเพลตที่ต้องการ
4.เลือก
เอกสาร เพื่อสร้างไฟล์เอกสาร แล้วคลิกเมาส์ที่ สร้าง
5.เอกสารใหม่ที่สร้างขึ้นจากเทมเพลต
การสร้างเอกสารใหม่จากเทมเพลตออนไลน์
นอกเหนือจากเทมเพลตที่มีใน Sample templates แล้วนั้น ใน Word 2010 เราสามารถที่จะดาวโหลดเทมเพลตใหม่ๆ ได้จาก Office.com Templates โดยจะมีการเก็บไว้อย่างเป็นหมวดหมู่ ซึ่งมีขั้นตอนการสร้างต่อไปนี้
1.คลิกแท็บ แฟ้ม
และเลือกคำสั่ง สร้าง
2.คลิกเลือกเทมเพลตที่ต้องการ
3.คลิกเมาส์ที่ปุ่ม ดาวโหลด
4.ดาวโหลดเทมเพลตจากอินเตอร์เน็ต
5.เอกสารใหม่ที่สร้างขึ้นจากเทมเพลต
การสร้างเทมเพลตไว้ใช้งานเอง
วิธีการสร้างเทมเพลตไว้ใช้งานเองนั้น
เราสามารถที่จะสร้างขึ้นใหม่แล้วบันทึกเป็นเทมเพลต หรือเลือกสร้างจากเทมเพลต Sample
template หรือดาวโหลดจาก Office.com Template แล้วปรับรูปแบบข้อความให้ตรงกับความต้องการของเรา
แล้วจัดการบันทึกเป็นไฟล์เทมเพลตก็ได้
1.เปิดหรือสร้างเอกสารที่ต้องการสร้างเป็นเทมเพลต
2.เลือกแท็บ แฟ้ม
เลือกคำสั่ง บันทึกเป็น
3.ระบุตำแหน่งที่จัดเก็บไฟล์เทมเพลต
4.ตั้งชื่อให้กับเทมเพลตที่สร้าง
5.เลือกประเภทไฟล์ที่จัดเก็บเป็น
Word Template
6.คลิกเมาส์
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น