เรื่อง การใช้งานเอกสารแม่แบบ

ทำความรู้จักเทมเพลต

             การสร้างเอกสารบางประเภทเรามักจะวางรูปแบบไว้ในลักษณะเดียวกัน เพื่อเป็นมาตรฐานการใช้งาน เช่น จดหมายทางธุรกิจ (Business Letter) ใบแฟกซ์ธุรกิจ (Business FAX) เมโมเอกสาร (Memo) หรือ จดหมายสมัครงาน (Resume) เป็นต้น ซึ่งรูปแบบเหล่านี้ โปรแกรม Word ได้จัดเตรียมไว้เป็นต้นแบบเอกสารให้แล้ว ในการจัดวางเนื้อหาข้อมูลเบื้องต้น ซึ่งช่วยให้เราสามารถสร้างงานเอกสารได้อย่างรวดเร็ว และต้นแบบเอกสารเหล่านี้ เราเรียกว่า เทมเพลต (Template) นั่นเอง

             เทมเพลต (Template) หรือเอกสารต้นแบบ เป็นไฟล์ที่ทำหน้าที่เป็นต้นแบบให้กับเอกสารต่างๆ ที่มีการใช้งานบ่อย ทำให้เราลดขั้นตอนในการสร้างเอกสาร เช่น เมื่อเราต้องการส่ง Fax เราก็ทำการเลือกเทมเพลตสำหรับใบปะหน้า Fax ขึ้นมาก็ช่วยให้เราครบถ้วนในการสื่อสาร ในการส่งข้อความไปยังเลขหมายปลายทางได้

             สำหรับใน Microsoft Word ไฟล์ที่เป็นเทมเพลตจะมีนามสกุลเป็น .dotX โดยมีเทมเพลตพื้นฐานชื่อ Normal.dotX ที่โปรแกรมจะนำมาใช้โดยอัตโนมัติเมื่อมีการสร้างเอกสารใหม่ นอกจากนั้นจะมีเทมเพลตมาให้อยู่แล้วสำหรับงานต่างๆ  เช่น เทมเพลตจดหมาย (Letter) หรือใบปะหน้าแฟกซ์ (Fax) เป็นต้น

ประเภทของเทมเพลต

             ในโปรแกรม Microsoft Word นั้นได้บรรจุเทมเพลต ตัวอย่างสำหรับให้เรานำไปใช้งานไว้หลายตัวด้วยกัน ซึ่งอยู่ในส่วนของ Sample templates สามารถแยกเป็นประเภทได้ ดังนี้

Fax: เป็นลักษณะของใบปะหน้าแฟกซ์แบบต่างๆ

 Letter: จดหมายต่างๆ ที่ใช้งานบ่อยๆ

 Mail Merge: ประเภทของจดหมายเวียนต่างๆ

Newsletter: จดหมายข่าว

Report: แบบฟอร์มรายงาน ที่มีการใช้งานบ่อยๆ

Resume: จดหมายแนะนำตัว

การสร้างเอกสารโดยใช้ Sample Templates

             การสร้างเอกสารใหม่จากเทมเพลตนั้นมีข้อดีคือ สะดวกและรวดเร็ว เพราะเทมเพลตเหล่านั้นได้กำหนดตำแหน่งการจัดวางข้อความ การเรียงลำดับหัวข้อของเอกสารในแต่ละรูปแบบไว้ให้เรียบร้อยแล้ว ซึ่งตัวอย่างต่อไปนี้จะเป็นการนำเทมเพลตมาสร้างเอกสารใหม่ โดยใช้ Word 2010

1.คลิกแท็บ แฟ้ม และเลือกคำสั่ง สร้าง

2.เลือก Sample template

3.คลิกเลือกเทมเพลตที่ต้องการ

4.เลือก เอกสาร เพื่อสร้างไฟล์เอกสาร แล้วคลิกเมาส์ที่ สร้าง

5.เอกสารใหม่ที่สร้างขึ้นจากเทมเพลต

การสร้างเอกสารใหม่จากเทมเพลตออนไลน์

             นอกเหนือจากเทมเพลตที่มีใน Sample templates แล้วนั้น ใน Word 2010 เราสามารถที่จะดาวโหลดเทมเพลตใหม่ๆ ได้จาก Office.com Templates โดยจะมีการเก็บไว้อย่างเป็นหมวดหมู่ ซึ่งมีขั้นตอนการสร้างต่อไปนี้

1.คลิกแท็บ แฟ้ม และเลือกคำสั่ง สร้าง

2.คลิกเลือกเทมเพลตที่ต้องการ

3.คลิกเมาส์ที่ปุ่ม ดาวโหลด

4.ดาวโหลดเทมเพลตจากอินเตอร์เน็ต

5.เอกสารใหม่ที่สร้างขึ้นจากเทมเพลต

การสร้างเทมเพลตไว้ใช้งานเอง

             วิธีการสร้างเทมเพลตไว้ใช้งานเองนั้น เราสามารถที่จะสร้างขึ้นใหม่แล้วบันทึกเป็นเทมเพลต หรือเลือกสร้างจากเทมเพลต Sample template หรือดาวโหลดจาก Office.com Template แล้วปรับรูปแบบข้อความให้ตรงกับความต้องการของเรา แล้วจัดการบันทึกเป็นไฟล์เทมเพลตก็ได้

1.เปิดหรือสร้างเอกสารที่ต้องการสร้างเป็นเทมเพลต

2.เลือกแท็บ แฟ้ม เลือกคำสั่ง บันทึกเป็น

3.ระบุตำแหน่งที่จัดเก็บไฟล์เทมเพลต

4.ตั้งชื่อให้กับเทมเพลตที่สร้าง

5.เลือกประเภทไฟล์ที่จัดเก็บเป็น Word Template

6.คลิกเมาส์

เรื่อง การกำหนดสไตล์ให้กับเอกสาร

การกำหนดลักษณะตัวอักษรด้วยสไตล์

             สไตล์ (Style) หมายถึงรูปแบบของย่อหน้าที่แสดงในเอกสาร ซึ่งประกอบด้วยตัวอักษรที่ใช้ เช่น ฟอนต์ AngsanaUPC, ขนาด 14pt และเป็นอักษรตัวหนา รวมถึงการกั้นหน้ากั้นหลังละการกำหนดตำแหน่ง Tab ในย่อหน้านั้น

             การใช้สไตล์ทำได้สะดวกรวดเร็ว เพราะเราเพียงกำหนดรูปแบบย่อหน้าไว้เพียงครั้งเดียว แต่สามารถนำมากำหนดรูปแบบย่อหน้าได้เมื่อต้องการ นอกจากนั้นหากเราต้องการเปลี่ยนรูปแบบย่อหน้าในเอกสาร เช่น เปลี่ยนหัวข้อที่แสดงในเอกสารให้ตัวอักษรใหญ่ขึ้น แทนที่เราจะเสียเวลาไปแก้รูปแบบตัวอักษรทีละหัวข้อ ก็สามารถแก้ไขรูปแบบตัวอักษรที่กำหนดในสไตล์ได้เลย ซึ่งจะทำให้หัวข้อที่เรากำหนดให้ใช้สไตล์นั้นเปลี่ยนตามโดยอัตโนมัติ

ประเภทของสไตล์

             สไตล์แบ่งออกเป็น 2 ประเภท ได้แก่ Character Style และ Paragraph Style ความแตกต่างของทั้งสองแบบก็คือ สไตล์แบบ Character จะมีผลเฉพาะข้อความที่เลือกไว้เท่านั้น ส่วนสไตล์แบบ Paragraph จะมีผลต่อการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดในย่อหน้าที่เลือกนั้นด้วย

             สไตล์ที่มีผลกับข้อความทั้งย่อหน้าจะมีสัญลักษณ์ กำกับข้างชื่อ ส่วนสไตล์ที่มีสัญลักษณ์          กำกับข้างชื่อจะมีผลกับเฉพาะข้อความบางส่วนเท่านั้น

ทำความรู้จัก Style

             ในกลุ่มคำสั่ง Style นั้นจะประกอบด้วย Quick Style และ Change Style ซึ่งเป็นส่วนสำหรับกำหนดและแก้ไขสไตล์ให้อยู่ในรูปแบบของเราเอง

การเปลี่ยนสไตล์โดยใช้ Quick Styles

             ใน Microsoft Word จะมีสไตล์หลายแบบให้เราได้เลือกใช้ ซึ่งเราสามารถนำมาปรับรูปแบบของข้อความที่แสดงในเอกสารได้ ดังนี้

1.คลิกเมาส์เลือกย่อหน้าที่จะกำหนดสไตล์

2.ที่แท็บ Home ให้คลิกเมาส์เลือกสไตล์ที่ต้องการ

3.คลิกเมาส์เลือกสไตล์ที่ต้องการ

4.ข้อความที่เลือกจะมีสไตล์ตามที่เลือก

การสร้างสไตล์ใหม่ (New Style)

             เราสามารถกำหนดสไตล์ในรูปแบบที่เราต้องการได้ โดยคลิกที่ New Style

1.เปิดหน้าต่าง Styles โดยใช้คำสั่ง <Alt+Ctrl+Shift+S>

2.คลิก New Style เพื่อเปิดหน้าต่างการสร้างสไตล์

3.กำหนดค่าให้กับสไตล์ที่สร้างขึ้นมาใหม่

4.กำหนดประเภท ลักษณะของแบบอักษรและการจัดวางที่ต้องการ

5.คลิกปุ่ม ตกลง เพื่อยืนยันการสร้างสไตล์

6.สไตล์ใหม่ที่สร้างขึ้น

การแก้ไขสไตล์ (Modify Styles)

             หากสไตล์ที่เราสร้างขึ้นใหม่ หรือสไตล์ที่มาพร้อมกับ Microsoft Word ยังไม่ตรงกับที่ต้องการ เราสามารถแก้ไขสไตล์นั้นๆ ได้ โดยใช้ขั้นตอนเดียวกันกับการกำหนดสไตล์ที่ได้กล่าวมาแล้ว

๑.เลือกสไตล์ที่ต้องการปรับแก้ไข

2.คลิกที่ปุ่ม  ลูกศรชี้ลง  เลือกคำสั่งปรับเปลี่ยน

3.ปรับแกไขตามต้องการ

4.ข้อความในเอกสารที่เลือกรูปแบบสไตล์เป็น Choice Style จะถูกทำการแก้ไขอัตโนมัติ

การลบสไตล์

             เราสามารถเลือกลบสไตล์ที่ไม่ได้นำมาใช้งานได้ เพื่อทำให้หน้าต่าง Styles นั้นดูไม่รกเกินไปโดยการสั่งลบสไตล์จะทำให้ย่อหน้า หรือข้อความที่ถูกกำหนดให้ใช้สไตล์นั้นเปลี่ยนรูปแบบกลับไปใช้สไตล์พื้นฐานคือ Normal แต่ถ้าในกรณีที่สไตล์ที่ลบถูกสร้างจากสไตล์อื่นเป็นแบบอีกที (ที่เรากำหนดในช่อง Style based on) ย่อหน้าก็จะใช้สไตล์นั้นแทน

๑.เลือกสไตล์ที่ต้องการลบ

2.คลิกที่ปุ่ม ลูกศรชี้ลง เลือกคำสั่ง ลบ..(ชื่อสไตล์นั้นๆ )

3.คลิกที่ปุ่ม ใช่ เพื่อยืนยันการลบสไตล์ หากยังไม่ต้องการลบให้เลือกปุ่ม ไม่ใช่

4.หลังลบสไตล์รูปแบบ สไตล์ใหม่ ข้อความจะกลับไปสู่สไตล์ที่เรากำหนดเป็นพื้นฐาน

เรื่อง การจัดรูปแบบตัวอักษรและการตกแต่งเอกสาร

เรื่อง การจัดรูปแบบตัวอักษรและการตกแต่งเอกสาร

การปรับแต่งฟอนต์ในเอกสาร

          ฟอนต์ (Font) คือรูปแบบตัวอักษรใน Windows ที่เรานำมาใช้ได้ การใช้ฟอนต์ที่แตกต่างกันจะทำให้ข้อความในเอกสารดูน่าสนใจ โดยเรามักพบว่าในเอกสารเดียวกันนั้นมีการใช้ฟอนต์หลากหลายรูปแบบเสมอ สำหรับแต่ละฟอนต์จะมีชื่อประจำตัวอยู่ เช่น Arial, CordiaUPC, Times New Roman เป็นต้น

            ฟอนต์แบ่งได้เป็นฟอนต์สากลที่ถูกนำมาใช้กันอย่างแพร่หลาย และมีฟอนต์ที่ถูกออกแบบไว้ใช้กับภาษาในแต่ละประเทศ เช่น ฟอนต์ตระกูล DB หรือฟอนต์ที่ลงท้ายด้วย UPC เป็นฟอนต์ที่ถูกสร้างสำหรับใช้งานภาษาไทย เป็นต้น

             ประเภทของฟอนต์

เราสามารถแบ่งฟอนต์ตามลักษณะโครงสร้างได้เป็น 2 แบบ ได้แก่

            1.ฟอนต์แบบ True Type ฟอนต์แบบนี้จะถูกจัดเก็บในลักษณะการประมวลผลทางคณิตศาสตร์ ทำให้ดูคมชัดเสมอแม้มีการเปลี่ยนแปลงขนาด ทำให้ผลลัพธ์ที่พิมพ์ตรงกับที่แสดงบนหน้าจอเสมอ ฟอนต์แทบทั้งหมดที่ถูกติดตั้งมาพร้อมกับ Windows นั้นจะเป็นฟอนต์ประเภทนี้ทั้งสิ้น

        2.ฟอนต์แบบ Printer  ฟอนต์แบบนี้จะถูกสร้างจากจุดเล็กๆ จึงมีรอยหยักหรือแตกบนขอบตัวอักษร ซึ่งการนำฟอนต์นี้มาใช้อาจทำให้ผลลัพธ์ที่ได้จากการพิมพ์แตกต่างจากที่เห็นบนจอภาพ

การเลือกฟอนต์ที่ใช้

             ฟอนต์ที่เราสามารถเลือกนำมาใช้ได้นั้นมีอยู่มากมาย เพื่อให้เหมาะสมกับชนิดของเอกสารที่เราสร้างขึ้น เช่นหากเป็นเอกสารเชิงวิชาการ ก็มักใช้ฟอนต์ชนิด CordiaUPC หรือ AngsanaUPC เป็นต้น หรือหากเป็นเอกสารที่ต้องการลูกเล่น ดึงดูดให้น่าสนใจ เราก็สามารถเลือกใช้ฟอนต์ชนิดอื่นๆ กับเอกสารของเราได้

1.ใช้เมาส์เลือกข้อความ

2.ในกลุ่มเครื่องมือ Font (แบบอักษร) ให้คลิกเมาส์ที่ Arial Unicode MS

3.คลิกเลือกรูปแบบฟอนต์ที่ต้องการ

การเปลี่ยนขนาดฟอนต์

             ข้อมูลในเอกสารส่วนใหญ่นั้น จะถูกแบ่งออกเป็นส่วนๆ เช่น ส่วนที่เป็นข้อมูลทั่วไป ส่วนที่เป็นหัวข้อของเอกสาร ซึ่งอาจมีการแบ่งย่อยออกเป็น หัวข้อใหญ่ หัวข้อย่อย เพื่อให้เอกสารเป็นระบบมากขึ้น ซึ่งการแบ่งความสำคัญ หรือการเน้นข้อความนี้ อาจทำได้โดยกำหนดให้ข้อความส่วนนั้นมีขนาดใหญ่กว่าข้อความปกติดังนี้

1.ใช้เมาส์เลือกข้อความ

2.ไปที่แท็บ Home (หน้าแรก) ในกลุ่ม (แบบอักษร)เครื่องมือ Font

3.คลิกที่ ช่องเพิ่มขนาดอักษรและเลือกขนาดตัวอักษรเพื่อเพิ่มลดขนาดตัวอักษรที่เลือก

กำหนดลักษณะพิเศษให้ตัวอักษร

             นอกจากการตกแต่งเอกสารด้วยฟอนต์ที่แตกต่างกันแล้ว เราสามารถเน้นข้อความในเอกสารที่เราต้องการให้โดดเด่น เช่น ข้อความที่เป็นหัวข้อ ข้อความที่เป็นประโยคสำคัญภายในเอกสารหรือเป็นคำพูดที่ยกมาจากที่อื่น เป็นต้น โดยกำหนดขนาดตัวอักษร เช่น A A A A A หรือกำหนดรูปแบบเพิ่มเติมได้ เช่น ข้อความขีดเส้นใต้ ข้อความตัวหนา ข้อความตัวเอน เป็นต้น

1.ใช้เมาส์เลือกข้อความ

2.คลิกเมาส์เลือกปรับลักษณะข้อความ

สำหรับปุ่มคำสั่งในการกำหนดรูปแบบตัวอักษร มีดังนี้

ตัวอักษรหนา

ขีดเส้นใต้ข้อความ

 ตัวอักษรเอียง

ขีดเส้นกลางข้อความ

ตัวอักษรห้อย

ตัวอักษรยก

กำหนดระยะห่างระหว่างตัวอักษร

             บางครั้งเราอาจต้องการเปลี่ยนระยะห่างระหว่างตัวอักษรในข้อความ โดยอาจบีบเข้ามาเพื่อให้แสดงข้อความในบรรทัดนั้นได้มากขึ้น หรืออาจสั่งขยายออกเพื่อให้เนื้อหาไม่ดูแน่นจนเกินไป โดยการตัดสินใจเลือกว่าจะบีบหรือเพิ่มระยะห่างระหว่างตัวอักษรนั้น คงขึ้นอยู่ว่าเราจะจัดข้อความในเอกสารให้ดูลงตัวอย่างไร มีวิธีการดังนี้

1.ใช้เมาส์เลือกข้อความ

2.ที่แท็บ Home (หน้าแรก) ในกลุ่ม Font (แบบอักษร) คลิกเลือก

3.คลิกเมาส์เลือกแท็บ Advanced (ขั้นสูง)

4.กำหนดระยะห่าง

5.คลิกเมาส์ ตกลง