เรื่อง การสร้างกราฟและแผนผัง

เรื่อง การสร้างกราฟและแผนผัง 

             เราสามารถใช้กราฟช่วยในการวิเคราะห์และเปรียบเทียบข้อมูลจะทำให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น เพราะกราฟสามารถสื่อความหมายได้อย่างชัดเจน เพียงเราเลือกใช้กราฟชนิดที่เหมาะกับข้อมูลที่ต้องการแสดง เช่น ใช้กราฟแท่งแสดงยอดขายในแต่ละเดือน หรือใช้กราฟวงกลมแสดงส่วนแบ่งทางการตลาดของผลิตภัณฑ์ที่ขาย เป็นต้น ในบทนี้เราจะกล่าวถึงการแทรกกราฟ ผังองค์กรเพื่อนำมาใช้ในเอกสารที่สร้างขึ้นมา

การแทรกกราฟเข้ามาในเอกสาร

             เมื่อเราเลือกแทรกกราฟในเอกสารจะมีตารางข้อมูลในเบื้องต้นปรากฏขึ้นมา พร้อมกับกราฟที่สร้างขึ้นจากข้อมูลในตารางนั้น ซึ่งเราสามารถเลือกแก้ไขหรือเพิ่มเติมข้อมูลในตารางให้ตรงกับที่เราต้องการนำเสนอได้

1.คลิกตำแหน่งบนเอกสารที่ต้องการแทรกกราฟ

2.ที่แท็บ Insert (แทรก) ในกลุ่ม Illustrations คลิกเมาส์ที่ แผนภูมิ เพื่อแทรกกราฟ

3.เลือกประเภทของกราฟที่จะสร้าง

4.คลิกเมาส์เลือกแบบกราฟที่ต้องการ

5.คลิกเมาส์ แสดงกราฟเบื้องต้นที่เราแทรกเข้ามาในเอกสาร

6.โปรแกรม Excel จะถูกเปิดขึ้นมาทำงานร่วมด้วย โดยมีตารางข้อมูลเบื้องต้นมาให้ ซึ่งนำไปใช้ในการแสดงกราฟบนเอกสาร Word

การแก้ไขข้อมูลจาก Excel

             จากตารางข้อมูลเบื้องต้น เราจะทำการแก้ไข้ข้อมูลต่างๆ ให้ตรงกับข้อมูลที่เราเตรียมไว้ เช่น หัวข้อคอลัมน์ หัวข้อแถว ข้อมูลในตาราง หรืออาจทำการแทรกแถวหรือคอลัมน์ก็ได้ตามต้องการ ซึ่งข้อมูลที่เปลี่ยนไปนี้จะถูกนำไปเปลี่ยนที่กราฟในเอกสาร Word ด้วยอัตโนมัติ

1.จากตารางข้อมูลเบื้องต้นใน Excel ให้เราระบุข้อมูลสำหรับแสดงกราฟ เช่น หัวข้อแถว/คอลัมน์และค่าในตาราง

2.แสดงกราฟตามข้อมูลที่กรอก

การเปลี่ยนชนิดของกราฟด้วย Change Chart Type

             เราสามารถเปลี่ยนชนิดของกราฟที่แสดงได้จากแถบเครื่องมือ Chart Tools ในกลุ่ม Type ซึ่งมีให้เราเลือกได้หลายแบบด้วยกัน เช่น กราฟแท่งแบบแนวนอน กราฟเส้น หรือกราฟแบบวงกลม เป็นต้น

1.คลิกเมาส์ที่กราฟ

2.จากแถบเครื่องมือ Chart Tools ให้เราไปที่แท็บ Design ในกลุ่ม Type คลิกที่คำสั่ง เปลี่ยนชนิดแผนภูมิ

3.เลือกประเภทกราฟ

4.เลือกรูปแบบที่จะเปลี่ยนให้กับกราฟ

5.คลิกเมาส์ ผลลัพธ์จะปรากฏรูปกราฟตามแบบที่เลือกไว้

แก้ไขกราฟด้วย Edit Data

             คำสั่ง Edit Data เป็นคำสั่งที่ช่วยในการแก้ไขข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว เมื่อเราคลิกปุ่ม  แก้ไขข้อมูล ดาต้า โปรแกรม Excel ที่มีข้อมูลเชื่อมโยงกับ Word จะถูกเปิดขึ้นมา และเมื่อเราแก้ไขข้อมูลภายใน รูปกราฟใน Word ก็จะถูกแก้ไขโดยอัตโนมัติ 

1.คลิกที่กราฟที่ต้องการแก้ไขข้อมูล

2.คลิกปุ่ม แก้ไขข้อมูล

3.ทำการเปลี่ยนข้อมูลภายในไฟล์

4.สลับหน้าจอมาที่ Word จะเห็นได้ว่ารูปกราฟใน Word นั้นจะถูกปรับแก้ไขโดยอัตโนมัติ

กำหนดป้ายชื่อแกน

             เพื่อบอกว่าเป็นข้อมูลประเภทใด เราสามารถกำหนด ป้ายชื่อเส้นแกน (Axis Title) ได้ดังนี้

1.คลิกเลือกกราฟที่ต้องการ

2.คลิกคำสั่ง Axis Title (ชื่อแกน) และเลือกแกนที่ต้องการกำหนดป้ายชื่อ

เรื่อง การสร้างตารางและจัดรูปแบบ

เรื่อง การสร้างตารางและจัดรูปแบบ

             บางครั้งเราจำเป็นต้องจัดเนื้อหาในเอกสารออกเป็นตาราง เพื่อนำเสนอข้อมูลที่มีปริมาณมากให้อ่านได้ง่าย ซึ่งวิธีนี้ได้เปรียบกว่าการคีย์ข้อมูล และกดคีย์ <Tab> เพื่อให้เว้นระยะห่าง เพราะข้อความที่เราพิมพ์ในแต่ละช่องตารางจะมีขนาดที่ปรับเปลี่ยนได้อย่างเหมาะสม และการปรับตารางโดยรวมจะมีผลกับขนาดของช่องตารางได้โดยอัตโนมัติ

เริ่มต้นสร้างตารางอย่างง่ายๆ

             ใน Microsoft Word มีเครื่องมือที่ช่วยให้เราสามารถสร้างตารางได้อย่างง่ายๆ โดยไปที่แท็บ Insert (แทรก) คลิกเมาส์ที่ปุ่มคำสั่ง Table (ตาราง) และแดรกเมาส์เพื่อเลือกจำนวนช่องของตารางที่ต้องการสร้าง

1.ไปที่แท็บ แทรก และคลิกปุ่ม ตาราง

2.ลากเมาส์เลือกจำนวนช่องตาราง

3.คลิกที่ช่อง เมื่อได้จำนวนช่องตารางที่ต้องการ

4.แสดงผลลัพธ์ตารางขนาด 5x4

การเพิ่มแถวและคอลัมน์ในตาราง

             ใน Word ให้เราสามารถเลือกแทรกแถวหรือเพิ่มคอลัมน์ในตารางที่สร้างไว้แล้วได้อย่างรวดเร็ว

1.คลิกเมาส์ที่ช่องในตาราง เพื่อใช้เป็นช่องอ้างอิง

2.คลิกเลือกคำสั่งสำหรับการแทรกแถว/คอลัมน์

  

 การลบแถว/คอลัมน์ และเซลล์ในตาราง

             หากต้องการลบบางเซลล์ในตาราง หรือเฉพาะบางแถวหรือบางคอลัมน์ที่ไม่ต้องการทิ้งก็สามารถทำได้ โดยข้อมูลที่อยู่ในแถวหรือคอลัมน์นั้นๆ จะถูกลบออกไปด้วย พร้อมเลื่อนแถวหรือคอลัมน์ที่อยู่ติดกันเข้ามาแทนที่

๑.คลิกเมาส์ที่ช่องในตาราง เพื่อใช้เป็นช่องอ้างอิง
2.คลิกปุ่ม ลบ และเลือกคำสั่งสำหรับการลบแถว/คอลัมน์

             สำหรับคำสั่งเลือกลบเซลล์ แถว หรือคอลัมน์นั้น จะอ้างอิงกับตำแหน่งเซลล์ที่เราเลือกอยู่ในตาราง โดยมีคำสั่งให้เลือกใช้ดังนี้

                 Delete Table         ลบตารางข้อมูลทั้งหมด

                 Delete Column      ลบคอลัมน์ของเซลล์ที่เลือกอยู่

                 Delete Row           ลบแถวของเซลล์ที่เลือกอยู่

                 Delete Cell            ลบเซลล์ที่เลือกอยู่

การผสานเซลล์

             วิธีการผสานเซลล์ในตารางนั้น มีคำสั่งให้เราใช้เพื่อรวมเซลล์ที่เลือกได้อย่างรวดเร็ว ดังนี้

1.คลิกเมาส์เลือกกลุ่มเซลล์ที่จะผสานเป็นเซลล์เดียว

2.ไปที่แท็บ เค้าโครง (Layout) และคลิกเมาส์ที่ปุ่ม ผสานเซลล์ (Merge Cells)

3.เซลล์ที่เลือกถูกรวมเป็นเซลล์เดียว

การแยกเซลล์

             เป็นการแยกเซลล์เดียวออกเป็นหลายๆ เซลล์ เช่น เราต้องการแยกข้อมูลในเซลล์ออกเป็น 2 ส่วน เราสามารถใช้คำสั่ง Split Cells เพื่อแยกเซลล์นั้นได้ โดยไม่ส่งผลกระทบกับเซลล์อื่นๆ ภายในตาราง

1.คลิกเมาส์เลือกเซลล์

2.ไปที่แท็บ Layout (เค้าโครง) และคลิกปุ่มคำสั่ง Split Cells (แยกเซลล์)

3.กำหนดจำนวนแถวและคอลัมน์ที่จะแยก

4.คลิกเมาส์ จะได้จำนวนช่องของเซลล์ที่เรากำหนด

เรื่อง การแทรกภาพ ClipArt และ WordArt

เรื่อง การแทรกภาพ ClipArt และ WordArt

             เอกสารที่เราสร้างขึ้น อาจจะดูจืดชืดและไม่น่าสนใจ ถ้ามีเพียงข้อความตลอดทั้งเอกสารนั้น หากได้ภาพมาประกอบเอกสารของเรา ก็คงทำให้เอกสารชิ้นนั้นดูโดดเด่นขึ้น รวมทั้งช่วยเสริมความเข้าใจให้กับเนื้อหาอีกด้วย

             ในโปรแกรม Microsoft Word เราสามารถแทรกไฟล์ภาพประเภทต่างๆ ลงในเอกสารได้ง่ายๆ ทั้งภาพประเภทคลิปอาร์ต (Clip Art) ที่เป็นภาพในลักษณะรูปวาด (นามสกุล .emf หรือ .wmf) ซึ่งสามารถนำมาใช้ได้ทันที หรือไฟล์ภาพประเภทอื่นๆ ที่เราคุ้นเคย เช่น ไฟล์ .JPG, .BMP หรือ .TIFF เป็นต้น

การแทรกคลิปอาร์ตลงในเอกสาร

             คลิปอาร์ตหรือภาพตัดปะ เป็นภาพสำเร็จในรูปแบบของการ์ตูน ซึ่งถูกนำมาใช้ประกอบเอกสาร เพราะมีขนาดไม่ใหญ่นัก และมีให้เลือกใช้กันมากมาย ใน Office นั้นเราสามารถเลือกค้นหาคลิปอาร์ตมาใช้งานได้ทันที

1.คลิกเลือกตำแหน่งที่ต้องการแทรกภาพคลิปอาร์ต

2.ไปที่แท็บ แทรก และคลิกปุ่มคำสั่ง ภาพตัดปะ

3.ระบุคำเกี่ยวกับคลิปอาร์ตที่ต้องการและคลิกปุ่ม ไป เพื่อให้โปรแกรมค้นหาภาพ

4.คลิกเมาส์เลือกภาพที่ต้องการ

5.เลือกคำสั่ง แทรก

6.ภาพคลิปอาร์ตที่เลือกจะถูกวางลงบนเอกสาร

การแทรกภาพจากไฟล์

             นอกจากภาพคลิปอาร์ตแล้ว หากเรามีไฟล์ภาพชนิดอื่นๆ ที่เตรียมไว้สำหรับประกอบเอกสาร เช่น ไฟล์ภาพ .JPG, .BMP หรือ .TIFF ก็สามารถนำภาพเหล่านี้มาวางในเอกสารได้

1.คลิกเลือกตำแหน่งที่ต้องการแทรกภาพ

2.ไปที่แท็บ แทรก และคลิกปุ่มคำสั่ง รูปภาพ

3.เลือกตำแหน่งที่เก็บไฟล์ภาพ

4.เลือกภาพที่ต้องการ

5.คลิกเมาส์ที่ แทรก

6.ปรากฏภาพที่เลือกในตำแหน่งที่ต้องการ

การจัดวางรูปภาพกับข้อความ

             ในการจัดการเอกสารที่มีรูปภาพประกอบนั้น เราสามารถจัดการได้โดยใช้กลุ่มคำสั่ง Arrange ซึ่งเป็นส่วนของการจัดตำแหน่งรูปภาพกับข้อความ การหมุน และการตัดคำในกรอบข้อความ

Position: การจัดตำแหน่งในกรอบข้อความ

             เป็นการจัดตำแหน่งของรูปภาพกับข้อความภายใน ซึ่งมีรูปแบบสำเร็จรูปให้เลือกใช้งาน เราสามารถใช้คำสั่ง Position ได้

1.ดับเบิลคลิกที่รูปภาพที่ต้องการจัดตำแหน่งในหน้า

2.ในแถบเครื่องมือ Picture Tools คลิกปุ่มคำสั่ง Position (จัดตำแหน่ง)

3.คลิกเลือกรูปแบบ

4.โปรแกรม Word จะทำการจัดตำแหน่งในหน้าเอกสารให้อัตโนมัติ

การเพิ่ม WordArt ลงในเอกสาร

             การเพิ่ม WordArt ลงในเอกสาร และการปรับแต่ง เราสามารถเพิ่มอักษรศิลป์ หรือ WordArt ที่เป็นรูปแบบตัวอักษร ซึ่งถูกออกแบบให้มีความสวยงามลงในเอกสาร โดยคลิกปุ่มคำสั่ง อักษรศิลป์ จากแท็บ แทรก (Insert) ในกลุ่มคำสั่ง ข้อความ (Text) ดังนี้

1.ไปที่แท็บ แทรก และคลิกเมาส์ปุ่ม อักษรศิลป์

2.เลือกสไตล์ WordArt

3.ปรากฏกล่องข้อความ WordArt ให้เราพิมพ์ข้อความที่ต้องการ

4.ปรากฏข้อความ WordArt

ปรับแต่งรูปร่าง WordArt

             หากรูปร่างของ WordArt ที่เราเลือกยังไม่ถูกใจ เช่น อยากให้เอียงไปทางซ้าย อยากไห้ข้อความม้วนเป็นวงกลม หรือให้เกิดความโค้งมนของ WordArt ในโปรแกรมมีเครื่องมือให้เราเลือกรูปแบบข้อความได้ โดยที่เราสามารถเลือกและดูผลลัพธ์ที่ได้ทันที ดังนี้

1.คลิกเมาส์เลือก WordArt

2.คลิกเมาส์ที่ปุ่ม Text Effect

3.เลือกรูปแบบการปรับแต่ง WordArt

4.คลิกเมาส์เลือกรูปแบบย่อยของ WordArt ที่ต้องการ

5.รูปร่างของ WordArt ที่เลือก