การป้อนข้อความลงบนเอกสาร
ให้เราทดลองพิมพ์ข้อความในเอกสาร Word
ถ้าข้อความที่เราพิมพ์มีความยาวเกินด้านขวาของเอกสาร Word ก็จะตัดคำ และขึ้นบรรทัดใหม่ให้โดยอัตโนมัติ
เมื่อต้องการขึ้นย่อหน้าใหม่ให้กดคีย์ <Enter> และกดคีย์
<Tab> เพื่อเคาะย่อหน้า ดังตัวอย่างในรูป
- กด <Tab> เพื่อเคาะย่อหน้า
- ป้อนข้อความ
- กด <Enter> เพื่อขึ้นย่อหน้าใหม่
- พิมพ์ข้อความ.
วิธีเลือกจุดแทรกข้อความ จุดแทรกข้อความ
หรือเคอร์เซอร์ (Cursor) คือ
สัญลักษณ์แสดงตำแหน่งแทรกข้อความที่เราพิมพ์ เราสามารถเลื่อนเคอร์เซอร์ไป ณ ตำแหน่งใดๆ ในเอกสารได้โดยใช้เมาส์
โดยให้คลิกเมาส์เลือกตำแหน่งที่ต้องการได้เลย
เคอร์เซอร์ (Cursor) =
- เลื่อนตัวชี้เมาส์ไปตำแหน่งที่ต้องการ และคลิกเพื่อย้ายตำแหน่งแทรกข้อความมาที่นั้น
- ตำแหน่งตัวแทรกข้อความในตอนแรก
นอกจากการใช้เมาส์
เราก็สามารถเลื่อนได้โดยใช้คีย์บอร์ด ดังนี้
<Home>
|
เลื่อนไปยังต้นแถวของแถวนั้นๆ
|
<End>
|
เลื่อนไปท้ายแถวของแถวนั้นๆ
|
<PgUp>
|
เลื่อน
Scroll
bar ขึ้น
|
<PgDn>
|
เลื่อน
Scroll
bar ลง
|
การลบข้อความ
เมื่อเราพิมพ์คำผิด
หรือต้องการลบข้อความที่เราป้อนลงบนเอกสาร ก็ให้กดคีย์ <Del> เพื่อลบตัวอักษรที่อยู่ทางขวา หรือกดคีย์ <Bksp> เพื่อลบตัวอักษรที่อยู่ทางซ้าย
ถ้ากดคีย์ <Del> จะป็นการลบตัวอักษร “ข”และถ้าเรากดคีย์
<Bksp>
จะเป็นการลบตัวอักษร “ง”
ในกรณีที่เราต้องการลบข้อความบางส่วน
ให้เลือกข้อความนั้น และกดคีย์ <Del> ได้เลย
เราสามารถใช้ปุ่ม Undo (เลิกทำ) เพื่อยกเลิกคำสั่งที่ได้กระทำไปครั้งล่าสุดได้ เช่น
ถ้าเราสั่งลบข้อมูลโดยไม่ตั้งใจ ให้คลิกเมาส์ที่ปุ่มคำสั่ง Undo
เลิกทำ บน Quick Access Toolbar ข้อมูลที่ถูกลบไปจะถูกคืนกลับมา
Undo (เลิกทำ) =
การคัดลอก/ย้ายข้อความ
หากต้องพิมพ์ข้อความซ้ำๆ กัน เราควรใช้วิธีคัดลอกข้อความไปยังตำแหน่งที่ต้องการในเอกสารเพื่อประหยัดเวลา ซึ่งวิธีคัดลอกหรือย้ายข้อความสามารถทำได้ 2 วิธี คือการใช้เมาส์เพื่อคัดลอก/ย้ายข้อความ และการใช้คำสั่ง Copy / Cut และ Paste
- ใช้เมาส์เลือกข้อความ
- แดรกเมาส์ย้ายไปยังตำแหน่งที่ต้องการหากต้องการคัดลอกให้กด <Ctrl> ค้างไว้
- ปล่อยเมาส์ ข้อความจะถูกคัดลอกหรือย้ายมายังตำแหน่งใหม่
วิธีคัดลอกหรือย้ายข้อความด้วยการใช้เมาส์นั้น
เหมาะสำหรับการคัดลอกหรือย้ายข้อความไปยังตำแหน่งที่ไม่ไกลมากนัก เช่น
คัดลอกหรือย้ายไปยังตำแหน่งที่อยู่บนเอกสารหน้าเดียวกัน หรือตำแหน่งที่อยู่ในย่อหน้าถัดไปเป็นต้น
ดังนี้
การจัดข้อความให้อยู่กึ่งกลาง
ชิดซ้าย หรือชิดขวา
โดยปกติข้อความที่เราพิมพ์จะถูกจัดชิดทางด้านขวาของเอกสาร
หากเราต้องการเปลี่ยนให้ข้อความถูกจัดอยู่กึ่งกลาง เช่น การจัดทำหน้าปกรายงาน
การเน้นข้อความสำคัญ หรือจัดชิดซ้ายเอกสาร เช่น การลงท้ายจดหมาย
หรือเอกสารสำคัญต่างๆ ก็สามารถทำได้
โดยการจัดข้อความที่เรากำหนดจะมีผลต่อข้อความทั้งย่อหน้า
- คลิกเมาส์เลือกย่อหน้าที่ต้องการจัดข้อความ
- คลิกเมาส์เลือกการวางข้อความ
ในกลุ่มเครื่องมือ
Paragraph เราสามารถเลือกรูปแบบจัดวางข้อความ ดังนี้
วางข้อความให้ชิดซ้าย
วางข้อความให้อยู่ตรงกลาง
วางข้อความให้ชิดขวา
วางข้อความให้เต็มบรรทัด
การแบ่งข้อความในเอกสารเป็นหลายคอลัมน์
เราอาจแบ่งข้อความในเอกสารเป็นหลายคอลัมน์
เพื่อการจัดวางเอกสารที่เหมาะสมกับลักษณะงานนั้นๆ เช่น ในหนังสือพิมพ์
หรือนิตยสารทั่วไป เป็นต้น
หากเราต้องการคู่มือฉบับเล็กๆ
แต่มีเนื้อหาค่อนข้างมาก เราอาจเลือกแบ่งคอลัมน์ออกเป็น 2 คอลัมน์หรือมากกว่า
เพื่อให้จัดวางเนื้อหาได้มากขึ้นต่อ 1 หน้า และทำให้จำนวนหน้าของเอกสารลดลงได้ด้วย
การแบ่งคอลัมน์ของทั้งเอกสาร สามารถทำได้ดังนี้
- ในกลุ่มคำสั่ง Page Setup (ตั้งค่าหน้ากระดาษ) ให้คลิกปุ่ม Columns (คอลัมน์)
- คลิกเลือกจำนวนคอลัมน์
- ผลลัพธ์ในการแบ่งคอลัมน์ในเอกสาร
