เรื่อง การสร้างตารางและจัดรูปแบบ

เรื่อง การสร้างตารางและจัดรูปแบบ

             บางครั้งเราจำเป็นต้องจัดเนื้อหาในเอกสารออกเป็นตาราง เพื่อนำเสนอข้อมูลที่มีปริมาณมากให้อ่านได้ง่าย ซึ่งวิธีนี้ได้เปรียบกว่าการคีย์ข้อมูล และกดคีย์ <Tab> เพื่อให้เว้นระยะห่าง เพราะข้อความที่เราพิมพ์ในแต่ละช่องตารางจะมีขนาดที่ปรับเปลี่ยนได้อย่างเหมาะสม และการปรับตารางโดยรวมจะมีผลกับขนาดของช่องตารางได้โดยอัตโนมัติ

เริ่มต้นสร้างตารางอย่างง่ายๆ

             ใน Microsoft Word มีเครื่องมือที่ช่วยให้เราสามารถสร้างตารางได้อย่างง่ายๆ โดยไปที่แท็บ Insert (แทรก) คลิกเมาส์ที่ปุ่มคำสั่ง Table (ตาราง) และแดรกเมาส์เพื่อเลือกจำนวนช่องของตารางที่ต้องการสร้าง

1.ไปที่แท็บ แทรก และคลิกปุ่ม ตาราง

2.ลากเมาส์เลือกจำนวนช่องตาราง

3.คลิกที่ช่อง เมื่อได้จำนวนช่องตารางที่ต้องการ

4.แสดงผลลัพธ์ตารางขนาด 5x4

การเพิ่มแถวและคอลัมน์ในตาราง

             ใน Word ให้เราสามารถเลือกแทรกแถวหรือเพิ่มคอลัมน์ในตารางที่สร้างไว้แล้วได้อย่างรวดเร็ว

1.คลิกเมาส์ที่ช่องในตาราง เพื่อใช้เป็นช่องอ้างอิง

2.คลิกเลือกคำสั่งสำหรับการแทรกแถว/คอลัมน์

  

 การลบแถว/คอลัมน์ และเซลล์ในตาราง

             หากต้องการลบบางเซลล์ในตาราง หรือเฉพาะบางแถวหรือบางคอลัมน์ที่ไม่ต้องการทิ้งก็สามารถทำได้ โดยข้อมูลที่อยู่ในแถวหรือคอลัมน์นั้นๆ จะถูกลบออกไปด้วย พร้อมเลื่อนแถวหรือคอลัมน์ที่อยู่ติดกันเข้ามาแทนที่

๑.คลิกเมาส์ที่ช่องในตาราง เพื่อใช้เป็นช่องอ้างอิง
2.คลิกปุ่ม ลบ และเลือกคำสั่งสำหรับการลบแถว/คอลัมน์

             สำหรับคำสั่งเลือกลบเซลล์ แถว หรือคอลัมน์นั้น จะอ้างอิงกับตำแหน่งเซลล์ที่เราเลือกอยู่ในตาราง โดยมีคำสั่งให้เลือกใช้ดังนี้

                 Delete Table         ลบตารางข้อมูลทั้งหมด

                 Delete Column      ลบคอลัมน์ของเซลล์ที่เลือกอยู่

                 Delete Row           ลบแถวของเซลล์ที่เลือกอยู่

                 Delete Cell            ลบเซลล์ที่เลือกอยู่

การผสานเซลล์

             วิธีการผสานเซลล์ในตารางนั้น มีคำสั่งให้เราใช้เพื่อรวมเซลล์ที่เลือกได้อย่างรวดเร็ว ดังนี้

1.คลิกเมาส์เลือกกลุ่มเซลล์ที่จะผสานเป็นเซลล์เดียว

2.ไปที่แท็บ เค้าโครง (Layout) และคลิกเมาส์ที่ปุ่ม ผสานเซลล์ (Merge Cells)

3.เซลล์ที่เลือกถูกรวมเป็นเซลล์เดียว

การแยกเซลล์

             เป็นการแยกเซลล์เดียวออกเป็นหลายๆ เซลล์ เช่น เราต้องการแยกข้อมูลในเซลล์ออกเป็น 2 ส่วน เราสามารถใช้คำสั่ง Split Cells เพื่อแยกเซลล์นั้นได้ โดยไม่ส่งผลกระทบกับเซลล์อื่นๆ ภายในตาราง

1.คลิกเมาส์เลือกเซลล์

2.ไปที่แท็บ Layout (เค้าโครง) และคลิกปุ่มคำสั่ง Split Cells (แยกเซลล์)

3.กำหนดจำนวนแถวและคอลัมน์ที่จะแยก

4.คลิกเมาส์ จะได้จำนวนช่องของเซลล์ที่เรากำหนด

เรื่อง การแทรกภาพ ClipArt และ WordArt

เรื่อง การแทรกภาพ ClipArt และ WordArt

             เอกสารที่เราสร้างขึ้น อาจจะดูจืดชืดและไม่น่าสนใจ ถ้ามีเพียงข้อความตลอดทั้งเอกสารนั้น หากได้ภาพมาประกอบเอกสารของเรา ก็คงทำให้เอกสารชิ้นนั้นดูโดดเด่นขึ้น รวมทั้งช่วยเสริมความเข้าใจให้กับเนื้อหาอีกด้วย

             ในโปรแกรม Microsoft Word เราสามารถแทรกไฟล์ภาพประเภทต่างๆ ลงในเอกสารได้ง่ายๆ ทั้งภาพประเภทคลิปอาร์ต (Clip Art) ที่เป็นภาพในลักษณะรูปวาด (นามสกุล .emf หรือ .wmf) ซึ่งสามารถนำมาใช้ได้ทันที หรือไฟล์ภาพประเภทอื่นๆ ที่เราคุ้นเคย เช่น ไฟล์ .JPG, .BMP หรือ .TIFF เป็นต้น

การแทรกคลิปอาร์ตลงในเอกสาร

             คลิปอาร์ตหรือภาพตัดปะ เป็นภาพสำเร็จในรูปแบบของการ์ตูน ซึ่งถูกนำมาใช้ประกอบเอกสาร เพราะมีขนาดไม่ใหญ่นัก และมีให้เลือกใช้กันมากมาย ใน Office นั้นเราสามารถเลือกค้นหาคลิปอาร์ตมาใช้งานได้ทันที

1.คลิกเลือกตำแหน่งที่ต้องการแทรกภาพคลิปอาร์ต

2.ไปที่แท็บ แทรก และคลิกปุ่มคำสั่ง ภาพตัดปะ

3.ระบุคำเกี่ยวกับคลิปอาร์ตที่ต้องการและคลิกปุ่ม ไป เพื่อให้โปรแกรมค้นหาภาพ

4.คลิกเมาส์เลือกภาพที่ต้องการ

5.เลือกคำสั่ง แทรก

6.ภาพคลิปอาร์ตที่เลือกจะถูกวางลงบนเอกสาร

การแทรกภาพจากไฟล์

             นอกจากภาพคลิปอาร์ตแล้ว หากเรามีไฟล์ภาพชนิดอื่นๆ ที่เตรียมไว้สำหรับประกอบเอกสาร เช่น ไฟล์ภาพ .JPG, .BMP หรือ .TIFF ก็สามารถนำภาพเหล่านี้มาวางในเอกสารได้

1.คลิกเลือกตำแหน่งที่ต้องการแทรกภาพ

2.ไปที่แท็บ แทรก และคลิกปุ่มคำสั่ง รูปภาพ

3.เลือกตำแหน่งที่เก็บไฟล์ภาพ

4.เลือกภาพที่ต้องการ

5.คลิกเมาส์ที่ แทรก

6.ปรากฏภาพที่เลือกในตำแหน่งที่ต้องการ

การจัดวางรูปภาพกับข้อความ

             ในการจัดการเอกสารที่มีรูปภาพประกอบนั้น เราสามารถจัดการได้โดยใช้กลุ่มคำสั่ง Arrange ซึ่งเป็นส่วนของการจัดตำแหน่งรูปภาพกับข้อความ การหมุน และการตัดคำในกรอบข้อความ

Position: การจัดตำแหน่งในกรอบข้อความ

             เป็นการจัดตำแหน่งของรูปภาพกับข้อความภายใน ซึ่งมีรูปแบบสำเร็จรูปให้เลือกใช้งาน เราสามารถใช้คำสั่ง Position ได้

1.ดับเบิลคลิกที่รูปภาพที่ต้องการจัดตำแหน่งในหน้า

2.ในแถบเครื่องมือ Picture Tools คลิกปุ่มคำสั่ง Position (จัดตำแหน่ง)

3.คลิกเลือกรูปแบบ

4.โปรแกรม Word จะทำการจัดตำแหน่งในหน้าเอกสารให้อัตโนมัติ

การเพิ่ม WordArt ลงในเอกสาร

             การเพิ่ม WordArt ลงในเอกสาร และการปรับแต่ง เราสามารถเพิ่มอักษรศิลป์ หรือ WordArt ที่เป็นรูปแบบตัวอักษร ซึ่งถูกออกแบบให้มีความสวยงามลงในเอกสาร โดยคลิกปุ่มคำสั่ง อักษรศิลป์ จากแท็บ แทรก (Insert) ในกลุ่มคำสั่ง ข้อความ (Text) ดังนี้

1.ไปที่แท็บ แทรก และคลิกเมาส์ปุ่ม อักษรศิลป์

2.เลือกสไตล์ WordArt

3.ปรากฏกล่องข้อความ WordArt ให้เราพิมพ์ข้อความที่ต้องการ

4.ปรากฏข้อความ WordArt

ปรับแต่งรูปร่าง WordArt

             หากรูปร่างของ WordArt ที่เราเลือกยังไม่ถูกใจ เช่น อยากให้เอียงไปทางซ้าย อยากไห้ข้อความม้วนเป็นวงกลม หรือให้เกิดความโค้งมนของ WordArt ในโปรแกรมมีเครื่องมือให้เราเลือกรูปแบบข้อความได้ โดยที่เราสามารถเลือกและดูผลลัพธ์ที่ได้ทันที ดังนี้

1.คลิกเมาส์เลือก WordArt

2.คลิกเมาส์ที่ปุ่ม Text Effect

3.เลือกรูปแบบการปรับแต่ง WordArt

4.คลิกเมาส์เลือกรูปแบบย่อยของ WordArt ที่ต้องการ

5.รูปร่างของ WordArt ที่เลือก

เรื่อง การแทรกรูปวาดในเอกสาร

เรื่อง การแทรกรูปวาดในเอกสาร
                  ในบทนี้จะพูดถึงการแทรกรูปวาดอย่างง่ายๆ ลงในเอกสารเช่น เส้นตรง รูปเหลี่ยม วงกลม/วงรี พร้อมกับรูปทรงอิสระแบบต่างๆ ซึ่งอยู่ในหัวข้อ Shapes, SmartArt และ Chart เพื่อช่วยนำเสนอเอกสารของเราให้ดูมีลูกเล่น น่าสนใจ ประกอบความเข้าใจกับเนื้อหาที่มีอยู่แล้วได้ ส่วนการแทรกไฟล์ภาพ หรือภาพ Clip Art เข้ามาในเอกสารนั้น เราจะกล่าวถึงในบทต่อๆ ไป

การใช้งานเครื่องมือ Shapes

             ปุ่มคำสั่งสำหรับวาดรูปหรือ Shapes นี้จะอยู่กับแท็บ Insert ในกลุ่ม Illustrations อยู่แล้ว และเราสามารถเลือกรูปทรงขึ้นมาวาด ตามรูปแบบที่เราต้องการได้เลย

             การใช้งานเครื่องมือเหล่านี้ ทำได้โดนคลิกเมาส์ที่ปุ่มเครื่องมือซึ่งตัวคลิกเมาส์จะกลายเป็นสัญลักษณ์ จากนั้นให้เราคลิกเมาส์บนเอกสารเพื่อกำหนดจุดเริ่มต้นของรูปวาด และแดรกเมาส์ตามขนาดของรูปวาดที่ต้องการ เมื่อได้ขนาดที่ต้องการแล้วให้ปล่อยเมาส์ ซึ่งจะปรากฏรูปวาดบนเอกสาร ดังรูป

1.ที่แท็บ แทรก ให้คลิกเมาส์ที่ปุ่ม รูปร่าง

2.คลิกเมาส์เลือกเครื่องมือรูปวาดที่ต้องการ

3.แดรกเมาส์วาดรูปตามรูปแบบที่ต้องการ

การวาดเส้นแบบต่างๆ

             การใช้เครื่องมือ Shapes ในรูปแบบเส้น (Lines) นั้นจะมีรูปแบบให้เลือก คือ แบบเส้นตรง แบบมีลูกศร แบบเส้นหักมุม แบบเส้นโค้ง และแบบเส้นอิสระ

 ๑.เลือกรูปแบบ Lines ที่ต้องการวาด

 ๒.คลิกเมาส์ลงบนหน้าเอกสาร

๓.กำหนดจุดเริ่มต้นและจุดปลายของเส้นโดยคลิกแล้วลากไปยังตำแหน่งที่ต้องการเพื่อปรับขนาดของเส้น

๔.คลิกที่จุด สีเหลือง แล้วปรับตำแหน่งเพื่อให้ได้ลักษณะของเส้นที่ต้องการใช้งาน

การวาดรูปทรงสี่เหลี่ยม

             รูปทรงสี่เหลี่ยม (Rectangles) เป็นรูปที่ใช้งานบ่อยในการทำกรอบข้อความ กรอบรูปหรือใช้สำหรับทำแท็บหัวเรื่องต่างๆ เพื่อเน้นความชัดเจนยิ่งขึ้น

 ๑.เลือกรูปแบบ Rectangles ที่ต้องการวาด

 ๒.แดรกเมาส์วาดรูป

 ๓.คลิกที่ปุ่มสีเขียวๆ เพื่อหมุนปรับองศา

4.คลิกที่จุด สีเหลือง เพื่อปรับความโค้งมนของกรอบสี่เหลี่ยม

การวาดรูปทรงพื้นฐาน

             รูปทรงพื้นฐาน (Basic Shapes) ที่มักถูกนำมาใช้งานบ่อยๆ ได้แก่ รูปสี่เหลี่ยม สามเหลี่ยม วงกลมแบบต่างๆ

๑.เลือกรูปแบบ Basic Shapes ที่ต้องการวาด

๒.แดรกเมาส์วาดรูป

๓.คลิกที่จุด สีเหลือง แล้วปรับให้ได้รูปแบบที่ต้องการ

๔.ได้รูปแบบตามที่ต้องการ

๕.รูปวงกลมสมบูรณ์

การปรับรูปแบบโดยใช้แถบ Drawing Tools

             เราสามารถปรับแต่งรายละเอียดของรูปในเอกสารได้ โดยใช้แถบเครื่องมือวาดรูป (Drawing Tools) ซึ่งเราเปิดแถบเครื่องมือวาดรูปใน Word ได้โดยคลิกที่รูปวาด ก็จะประกฎแถบเครื่องมือนี้ขึ้นมา ดังรูป

คำสั่ง Insert Shapes

             Insert Shapes นั้นจะช่วยให้เราเลือกรูปแบบในการวาดได้อย่างง่าย 

คำสั่ง Shape Styles

             Shape Styles เป็นการปรับสไตล์ให้กับรูปแบบที่เราวาดโดยเลือกรูปแบบที่มีมาให้