เรื่อง การสร้างกราฟและแผนผัง

เรื่อง การสร้างกราฟและแผนผัง 

             เราสามารถใช้กราฟช่วยในการวิเคราะห์และเปรียบเทียบข้อมูลจะทำให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น เพราะกราฟสามารถสื่อความหมายได้อย่างชัดเจน เพียงเราเลือกใช้กราฟชนิดที่เหมาะกับข้อมูลที่ต้องการแสดง เช่น ใช้กราฟแท่งแสดงยอดขายในแต่ละเดือน หรือใช้กราฟวงกลมแสดงส่วนแบ่งทางการตลาดของผลิตภัณฑ์ที่ขาย เป็นต้น ในบทนี้เราจะกล่าวถึงการแทรกกราฟ ผังองค์กรเพื่อนำมาใช้ในเอกสารที่สร้างขึ้นมา

การแทรกกราฟเข้ามาในเอกสาร

             เมื่อเราเลือกแทรกกราฟในเอกสารจะมีตารางข้อมูลในเบื้องต้นปรากฏขึ้นมา พร้อมกับกราฟที่สร้างขึ้นจากข้อมูลในตารางนั้น ซึ่งเราสามารถเลือกแก้ไขหรือเพิ่มเติมข้อมูลในตารางให้ตรงกับที่เราต้องการนำเสนอได้

1.คลิกตำแหน่งบนเอกสารที่ต้องการแทรกกราฟ

2.ที่แท็บ Insert (แทรก) ในกลุ่ม Illustrations คลิกเมาส์ที่ แผนภูมิ เพื่อแทรกกราฟ

3.เลือกประเภทของกราฟที่จะสร้าง

4.คลิกเมาส์เลือกแบบกราฟที่ต้องการ

5.คลิกเมาส์ แสดงกราฟเบื้องต้นที่เราแทรกเข้ามาในเอกสาร

6.โปรแกรม Excel จะถูกเปิดขึ้นมาทำงานร่วมด้วย โดยมีตารางข้อมูลเบื้องต้นมาให้ ซึ่งนำไปใช้ในการแสดงกราฟบนเอกสาร Word

การแก้ไขข้อมูลจาก Excel

             จากตารางข้อมูลเบื้องต้น เราจะทำการแก้ไข้ข้อมูลต่างๆ ให้ตรงกับข้อมูลที่เราเตรียมไว้ เช่น หัวข้อคอลัมน์ หัวข้อแถว ข้อมูลในตาราง หรืออาจทำการแทรกแถวหรือคอลัมน์ก็ได้ตามต้องการ ซึ่งข้อมูลที่เปลี่ยนไปนี้จะถูกนำไปเปลี่ยนที่กราฟในเอกสาร Word ด้วยอัตโนมัติ

1.จากตารางข้อมูลเบื้องต้นใน Excel ให้เราระบุข้อมูลสำหรับแสดงกราฟ เช่น หัวข้อแถว/คอลัมน์และค่าในตาราง

2.แสดงกราฟตามข้อมูลที่กรอก

การเปลี่ยนชนิดของกราฟด้วย Change Chart Type

             เราสามารถเปลี่ยนชนิดของกราฟที่แสดงได้จากแถบเครื่องมือ Chart Tools ในกลุ่ม Type ซึ่งมีให้เราเลือกได้หลายแบบด้วยกัน เช่น กราฟแท่งแบบแนวนอน กราฟเส้น หรือกราฟแบบวงกลม เป็นต้น

1.คลิกเมาส์ที่กราฟ

2.จากแถบเครื่องมือ Chart Tools ให้เราไปที่แท็บ Design ในกลุ่ม Type คลิกที่คำสั่ง เปลี่ยนชนิดแผนภูมิ

3.เลือกประเภทกราฟ

4.เลือกรูปแบบที่จะเปลี่ยนให้กับกราฟ

5.คลิกเมาส์ ผลลัพธ์จะปรากฏรูปกราฟตามแบบที่เลือกไว้

แก้ไขกราฟด้วย Edit Data

             คำสั่ง Edit Data เป็นคำสั่งที่ช่วยในการแก้ไขข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว เมื่อเราคลิกปุ่ม  แก้ไขข้อมูล ดาต้า โปรแกรม Excel ที่มีข้อมูลเชื่อมโยงกับ Word จะถูกเปิดขึ้นมา และเมื่อเราแก้ไขข้อมูลภายใน รูปกราฟใน Word ก็จะถูกแก้ไขโดยอัตโนมัติ 

1.คลิกที่กราฟที่ต้องการแก้ไขข้อมูล

2.คลิกปุ่ม แก้ไขข้อมูล

3.ทำการเปลี่ยนข้อมูลภายในไฟล์

4.สลับหน้าจอมาที่ Word จะเห็นได้ว่ารูปกราฟใน Word นั้นจะถูกปรับแก้ไขโดยอัตโนมัติ

กำหนดป้ายชื่อแกน

             เพื่อบอกว่าเป็นข้อมูลประเภทใด เราสามารถกำหนด ป้ายชื่อเส้นแกน (Axis Title) ได้ดังนี้

1.คลิกเลือกกราฟที่ต้องการ

2.คลิกคำสั่ง Axis Title (ชื่อแกน) และเลือกแกนที่ต้องการกำหนดป้ายชื่อ